Materi mengelola pertemuan rapat

BAB 1 
              MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN RAPAT


1. Pengertian Rapat
    Ada beberapa pengertian rapat antara lain :
        a. menurut kamus besar bahasa Indonesia
            Rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu , majelis , sidang.
        b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
        c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
        d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bgersifat tatap muka.

   Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpilkan bahwa . Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi / perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan / memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi / perusahaaan.


2. Fungsi Rapat
    Fungsi rapat ada 6,yaitu :
                1. Untuk memecahkan masalah
                2. Untuk menyampaikan Informasi
                3. Sebagai forum demokrasi , diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah -                                masalah yang ditemukan
                4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat ( karyawan ) dengan perusahaan /                      organisasi
                5. Sebagai sarana bernegoisasi
                6. Ketentuan hukum


3. Jenis - jenis rapat 
    a. Rapat menurut tujuannya
        1. Rapat penjelasan
            Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada                        peserta rapat
        2. Rapat Pemecahan Masalah
            adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi
        3. Rapat Perundingan
            adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan                        tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak
    b. Menurut Sifatnya
        1. Rapat Resmi ( Formal Meeting )
            adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah - masalah yang sangat penting                dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
        2. Rapat tidak resmi
            adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
        3. Rapat terbuka
            adalah rapay yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak                              merupakan masalah yang bersifat rahasia.
        4. Rapat tertutup
            adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas                              merupakan masalah - masalah yang masih bersifat rahasia
     c. Menurut jangka waktunya 
         1. Rapat mingguan
             adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah - masalah yang
             bersifat rutin
          2. Rapat bulanan
              adalah rapat yang dilaksanakan sebulan sekali dan membahas masalah - masalah terjadi 
              selama sebulan yang lalu
          3. Rapat semesteran
              adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali dan membahas masalah - masalah yang                terjadi selama enam bulan yang lalu dan program - program selanjutnya untuk enam bulan                  kedepan
          4. Rapat tahunan
              adalah rapat yang diadakan satu tahun sekali
d. Menurut konferensinya
         1. Rapat rutin
             adalah rapat yang ditentukan waktunya
         2. Rapat insidenti
             adalah rapat yang tidak terjadwal . Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
             penting dan harus diselesaikan bersama

4. Syarat - sayarat rapat yang baik
    1. suasana terbuka
    2. tidak ada monopoli
    3. partisipasi aktif dari peserta rapat
    4. bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
    5. perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
    6. pertanyaan singkat dan jelas
    7. disiplin waktu

5. Perencanaan dan persiapan rapat
    dalam rangka penyelenggaran rapat, ada beberapa prisnsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya,yaitu sebagai berikut :
    - WHY
    - WHAT
    - WHO
    - WHERE
    - WHEN
    - HOW
           

                                                                                            By. destiirawati29@yahoo.com